Konferensi Pers: Definisi, Tujuan, dan Pentingnya dalam Komunikasi Publik

Satu hal yang tidak mungkin diabaikan oleh humas perusahaan atau organisasi ialah konferensi pers. Tanpanya, tidak mungkin dapat terjalin komunikasi publik yang efektif, sebagaimana yang diharapkan.

Konferensi pers adalah kegiatan mengundang perwakilan media massa (wartawan) untuk berdialog, mengusut materi penting yang bernilai berita yang mana telah disiapkan secara matang sebelumnya.

Tujuan utamanya ialah untuk menyampaikan pernyataan atau suatu informasi oleh organisasi, serta untuk mengundang wartawan agar datang dan meliput, dengan harapan berita akan disebarkan seluas-luasnya.

Publikasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan pengetahuan khalayak yang menjadi sasaran organisasi.

Kegiatan jumpa pers ini tidak hanya dilakukan oleh organisasi, melainkan individu dengan tujuan serupa.

Bahkan, juga bisa diinisiasi oleh pihak penyiaran media yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa menarik yang terjadi di masyarakat.

Terdapat aturan khusus yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaannya agar tercapai press conference yang sempurna, mengingat hal ini berkaitan erat dengan citra sebuah merek.

Simak terus sampai akhir untuk mengetahui selengkapnya beserta contoh jumpa pers yang sukses.

Persiapan Konferensi Pers

Konferensi pers yang sukses merupakan hasil dari persiapan yang baik. Terdiri dari sejumlah tahap persiapan, antara lain:

1. Tahapan Persiapan

Lakukan persiapan secara bertahap untuk memastikan kelancaran acara dan efektivitas komunikasi dengan media. Beberapa tahapan umum terdiri dari:

• Penentuan Tujuan: Apakah untuk menyampaikan kinerja, misalnya pengumuman merger/akuisisi perusahaan besar, hasil keuangan signifikan, atau kebijakan baru berdampak luas. Ataukah untuk mempromosikan informasi produk inovatif, menyampaikan peningkatan layanan baru, sampai dengan tujuan menyangkal gosip/berita miring.
• Penjadwalan Acara: Terkait tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan.
• Penyusunan Materi: Termasuk rilis, presentasi, atau informasi tertulis lainnya.
• Undangan Media: Mengirim undangan ke sejumlah media, dan mengkonfirmasi kedatangan.
• Kesiapan Media Kit: Adalah folder atau kumpulan dokumen yang berisi daftar media serta tamu yang hadir, proposal, catatan penting dari manajemen/juru bicara, press release, informasi kontak, brosur, dan press kit/souvenir.
• Pelatihan: Persiapan pembicara dengan pelatihan juga perlu dilakukan agar mereka terlatih dan siap menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif.
• Penyediaan Ruangan: Merupakan bentuk penghormatan terhadap penyiaran media massa yang mau datang untuk membantu menyiarkan berita kepada khalayak luas. Atur dengan baik layout tempat konferensi dan peralatannya, termasuk proyektor dan mikrofon. Serta memastikan kestabilan koneksi internet.
• Penyediaaan Akses Media: Permudah wartawan dengan memberikan akses media yang cukup untuk mereka mencatat, merekam, dan mengambil gambar. Dengan menyediakan display, serta area khusus fotografer dan wartawan.

Tidak lupa untuk mempersiapkan teknis penerima tamu guna memastikan mampu mengidentifikasi para tamu undangan, serta luwes berkomunikasi.

2. Pemilihan Tempat dan Waktu yang Tepat

Memberikan kenyamanan kepada tamu undangan adalah hal penting yang harus dipikirkan dengan matang.

Tidak harus mewah, asalkan mudah dijangkau dan memiliki fasilitas lengkap yang mendukung kegiatan tim media.

Beberapa pertimbangan ini jarang disebut, namun penting untuk diperhatikan.

• Lokasi strategis dan mudah dijangkau dari seluruh penjuru kota. Bila ingin suasana santai, selenggarakan acara di rumah makan/tempat rileks lainnya sambil makan siang. Namun, khusus peristiwa kecelakaan, biasanya diadakan tidak jauh dari lokasi TKP.
• Wartawan lebih menyukai konferensi pers pagi hari.

Sebisa mungkin hindari waktu malam di mana para wartawan sudah kelelahan dengan aktivitas pagi sampai sore hari, serta pada hari libur.

3. Pengiriman Undangan dan Persiapan Materi

Tampak mudah, namun ini adalah tahap persiapan yang krusial. Pastikan dalam undangan resmi mencakup detail acara dan kontak. Hindari mengundang secara dadakan.

Sementara persiapan materi harus informatif dan juga relevan. Pastikan untuk menginspeksi terlebih dahulu semua materi tertulis, termasuk daftar tamu harus disusun dengan cermat.

Hal ini dilakukan guna menghindari kesalahan yang dapat merusak kepercayaan.

Pelaksanaan Press Conference

Press conference yang berhasil dilaksanakan dengan terstruktur dimulai dengan sambutan pembukaan dan pengenalan pembicara.

Moderator memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran acara, memoderasi pertanyaan, dan mengarahkan diskusi.

Keterlibatan aktif peserta juga penting. Ketika suasana dua arah sudah terbangun, pastikan pembicara menjawab dengan jelas dan akurat.

Hati-hati ketika memberikan respon “no comment” yang bisa mengesankan pembetulan dari pernyataan wartawan.

Peran Media dalam Jumpa Pers

Kerja sama antara media dan penyelenggara tidak berhenti pada acara konferensi yang telah usai dilakukan.

Media masih harus membuat press release yang menjadi pemegang kunci dalam membentuk citra dari organisasi/individu yang mengadakan konferensi.

Terkesan “berkuasa”, namun sesungguhnya mereka memiliki tanggung jawab atas penyampaian informasi tersebut.

Ketika sesuai harapan, tujuan konferensi mencapai audiens lebih luas dan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang isu yang dibahas jadi tercapai.

Contoh-contoh Sukses Konferensi Pers

Di mana ada sekumpulan wartawan yang meliput, itu dapat diindikasikan sebagai konferensi pers. Apakah sukses atau tidak, maka jawabannya belum tentu.

Kesuksesan tersebut dapat diukur dari banyaknya partisipasi media yang terlibat dan aktif, serta mendapatkan respon publik yang positif dan membuat mereka semakin paham sesuai maksud organisasi/individu mengadakan konferensi pers.

Contohnya seperti yang kami jabarkan dalam daftar berikut.

• Konferensi pers pengumuman kinerja perusahaan: Permendikbudristek soal tak wajib skripsi pada 1 September 2023.
• Press conference pengumuman berita penting: penetapan sidang isbat yang dilaksanakan 12 Maret lalu.
• Jumpa pers peluncuran produk/pelayanan baru: peresmian kereta cepat Whoosh Jakarta-Bandung pada 2 Oktober 2023.
• Konferensi pers penjelasan isu kontroversial: konferensi pers klarifikasi terkait Ammar Zoni yang dilakukan Irish Bella pada 18 Desember 2023.
• Press conference kampanye sosial: pelarangan pengibaran bendera Israel di Indonesia
• Konferensi pers acara spesial: konferensi pers pameran otomotif IIMS 2024 pada 7 Februari.

Kesimpulan

Berdasarkan informasi di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa konferensi pers merupakan kegiatan komunikasi penting terutama bagi manajemen organisasi.

Utamanya dalam memberikan penerangan dan mempengaruhi opini publik yang dapat menciptakan pengertian, serta pembinaan kerja sama antara sumber informasi dan pihak penyiaran media massa.

Hasil konferensi itu yang nantinya akan mempengaruhi berhasil-tidaknya suatu organisasi/individu dalam mencapai tujuannya.

Perlu dicatat, bahwa tidak penting memiliki nama yang populer untuk berhasil mencapai tujuan melalui pers conference.

Kuncinya ada pada pihak ketiga yang ahli dalam menyelenggarakan konferensi pers, salah satunya dengan linkomunika.com.

Cara yang banyak dipilih sejumlah individu maupun perusahaan besar untuk membantu mereka membangun strategi komunikasi publik.

Beberapa klien yang telah merasakan manfaatnya yakni Astra International, Napindo, hingga PT Kino Indonesia Tbk.

Berbekal pengalaman lebih dari 15 tahun, Linkomunika berhasil mendapatkan kepercayaan merek ternama.

Jaringan media massa yang luas hingga pemerintah, serta memberikan pelayanan yang profesional menyesuaikan kebutuhan merupakan keunggulan yang ditawarkan Linkomunika.

Anda juga dapat sekaligus menggunakan layanan lain dalam satu paket, yakni branding, digital marketing, media monitoring, media hingga stakeholder relations.

Layanan tersebut terbuka untuk semua korporasi, instansi pemerintah, pebisnis maupun perorangan yang ingin mengadakan konferensi pers yang efektif, strategi komunikasi, atau penyelenggaraan event.

Hubungi Tim linkomunika via whatsapp untuk informasi selengkapnya.

Layanan kami lainnya:

Jasa Press Release Media Online Murah & Terpercaya