Rahasia Sukses Menyelenggarakan Media Gathering yang Berkesan

Reputasi, keberuntungan, bahkan eksistensi lanjutan dari sebuah perusahaan dapat bergantung dari keberhasilan PR menyelenggarakan kegiatannya. Terutama yang berkaitan dengan media yang memiliki kekuatan besar dalam mempengaruhi opini publik serta membangun reputasi sebuah perusahaan dalam menyukseskan tujuan bisnis. Sehingga membangun hubungan yang baik dengan media menjadi kunci kesuksesan strategi PR sebuah perusahaan. Salah satu cara yang efektif untuk membangun hubungan dengan media adalah melalui penyelenggaraan acara seperti media gathering. Media gathering merupakan upaya perusahaan mengumpulkan pihak media dengan tujuan memperkenalkan topik, produk, atau program baru yang relevan dengan perusahaan yang bernilai berita. Penyelenggaraan kegiatan yang serupa, yakni sama-sama mengumpulkan media, membuat media gathering sering disalah artikan sebagai press conference. Sebenarnya, keduanya merupakan bentuk dari kegiatan media relations. Press conference mengumpulkan wartawan untuk memberikan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan. Diadakan secara mendadak, dan tempatnya pun seadanya. Sementara Press Gathering diadakan secara rutin oleh sejumlah perusahaan. Biasanya, bersifat informal yang memungkinkan interaksi lebih personal antara perusahaan dan media. Lantas, apa manfaatnya dan bagaimana merencanakannya dengan baik? Simak selengkapnya di sini.

Manfaat Media Gathering

Media gathering yang sukses menjanjikan sejumlah manfaat yang nantinya akan didapatkan oleh perusahaan.

1. Meningkatkan Brand Awareness

Penyelenggaraan kegiatan ini memberikan kesempatan langsung kepada perusahaan untuk berinteraksi dengan pihak media. Pesan yang terfokus pada merek dan produk, serta nilai-nilai unik disampaikan. Liputan media dari acara tersebut memperluas jangkauan audiens perusahaan, yang akhirnya meningkatkan kesadaran publik akan merek perusahaan.

2. Mendapatkan Publisitas Positif

Pihak media yang diundang ke acara gathering serta diperlakukan dengan baik, biasanya tidak segan untuk memberikan publisitas perusahaan yang positif. Namun, tidak sebatas itu saja. Acara pertemuan khusus yang diselenggarakan secara eksklusif membuat perusahaan lebih baik dalam menyampaikan pesan. Pendekatan seperti ini membuat pihak media dapat mengenal lebih dalam tentang apa yang disampaikan perusahaan. Pemahaman lebih baik dengan sudut pandang mendalam tidak hanya menghasilkan pemberitaan yang positif, tetapi lebih bervariasi dan menarik untuk publik ketahui.

3. Membangun Relasi dengan Jurnalis

Media gathering adalah salah satu bentuk media relations yang disukai para jurnalis. Acara digelar secara informal disertai kegiatan yang menarik sehingga pihak perusahaan dan media dapat saling berjejaring secara personal. Cara ini efektif dalam membangun relasi dengan para jurnalis yang akhirnya dapat menjadi satu investasi yang menguntungkan di masa depan. Tidak mengherankan perusahaan besar mengagendakan kegiatan ini secara berkala dan terencana.

4. Mengontrol Narasi Pemberitaan

Akan selalu ada hal yang bisa menjatuhkan nama baik perusahaan, sebaik apapun track record perusahaan. Berjejaring dengan media adalah upaya yang mampu mencegah hal itu, dan langkah ini sudah dilakukan oleh sejumlah perusahaan sejak lama. Dengan mengelola dialog secara langsung dalam acara gathering pribadi, perusahaan dapat memastikan bahwa pesan yang disampaikan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan. Meminimalkan potensi informasi yang tidak akurat atau kesalahpahaman yang semakin merugikan reputasi. Dengan demikian, membangun relasi media memungkinkan perusahaan dapat mengontrol cerita yang berseliweran di internet tentang mereka, sehingga citra yang positif tetap terjaga. Begitupun dengan kepercayaan publik yang dibangun senantiasa solid. Baca juga : Strategi Media Relations di Era Digital yang Efektif

Perencanaan Media Gathering

Sejumlah manfaat tadi bisa dengan mudah Anda dapatkan dengan merencanakan media gathering yang baik. Terdapat lima langkah sebagai pedoman bagi perusahaan dalam menyelenggarakannya.

1. Menentukan Tujuan Acara

Pertama-tama, simpulkan tujuan dari terselenggaranya acara. Adapun tujuan media gathering terbagi menjadi beberapa hal:

• Menyebarkan informasi kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan.
• Menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif.
• Meningkatkan citra yang dapat menunjang pemasaran suatu produk/program baru.
• Membina hubungan secara langsung dengan pers.

2. Menyusun Target Media yang Diundang

Setelah tujuan acara diketahui, buatlah daftar media yang diundang. Identifikasi satu per satu untuk menentukan yang paling sesuai dengan target pasar perusahaan maupun topik yang dibahas. Cari tahu juga siapa yang bertanggung jawab atas liputan media gathering yang diberitakan, beserta kontak yang dapat dihubungi. Mencakup nama, alamat email, dan nomor kontak. Kenali mereka secara mendalam, lalu buat undangan yang dipersonalisasi menyesuaikan minat dan kebutuhan mereka agar mau datang.

3. Memilih Venue dan Waktu yang Tepat

Kesuksesan acara juga bergantung pada pemilihan venue dan waktu yang tepat. Pastikan acara gathering diselenggarakan di lokasi yang strategis. Perihal waktu, sesuaikan dengan waktu kerja jurnalis.

4. Menyiapkan Materi Presentasi dan Press Release

Untuk menunjang komunikasi yang efektif, siapkan materi yang informatif dan relevan tentang produk, layanan, atau topik yang akan dibahas. Dibuat dalam bentuk presentasi yang menarik, lengkap dengan press release yang akan didistribusikan kepada media setelah acara.

5. Kegiatan Menarik Selama Acara

Mengadakan kegiatan interaktif dan menarik selama acara dapat menjaga minat dan partisipasi para peserta. Bisa berupa sesi tanya jawab, demonstrasi produk, permainan atau kuis, diskusi panel dengan narasumber ahli, atau sesi networking untuk memfasilitasi interaksi antar peserta. Pastikan kegiatan-kegiatan tersebut relevan dengan tujuan acara dan dapat memperkuat pesan yang ingin disampaikan kepada para peserta. Jika kegiatan public relation ini sudah berlangsung lama, Anda dapat mengadakan sesi pemberian penghargaan kepada jurnalis. Pemberian penghargaan berdasarkan respon terbanyak dari masyarakat serta para staf dan karyawan yang menilai berita tersebut dapat membantu dan membangun citra perusahaan. Penghargaan tersebut dapat berupa hadiah, piala, atau piagam. Baca Juga : Dapatkan Keuntungan Siaran Pers Bagi Perusahaan dengan Press Release yang Efektif

Tips Sukses Menyelenggarakan Media Gathering

Guna meningkatkan kesuksesan terselenggaranya acara gathering bersama media, perhatikan beberapa tips yang kami berikan.

1. Fokus untuk Membangun Komunikasi Dua Arah

Komunikasi dua arah adalah kunci keberhasilan suatu hubungan, tak terkecuali dengan media. Perlakukan media dengan sopan dan ramah, seperti sahabat, keluarga, dan tim kerja yang solid. Sesekali menyapa untuk menanyakan kabar di luar acara.

2. Sediakan Konsumsi dan Dokumentasi yang Baik

Tidak hanya membangun komunikasi dua arah, pelayanan baik yang memenangkan hati turut serta dalam menyukseskan gathering. Terutama yang terkait dengan kebutuhan konsumsi. Sehingga pihak media akan menghadiri acara tersebut dari awal sampai akhir tanpa rasa kecewa.

3. Tindak Lanjut Setelah Acara

Tindak lanjut setelah acara penting untuk memperkuat kesan positif dan membangun hubungan yang berkelanjutan dengan media. Mulai dari mengucapkan terima kasih kepada peserta, memberikan kontak untuk informasi lebih lanjut, dan memberikan press kit. Tidak lupa untuk melakukan upaya tindak lanjut di luar acara. Dengan melakukan follow-up untuk meminta umpan balik, menjawab pertanyaan, dan menindaklanjuti kesepakatan kerja sama. Memastikan bahwa hubungan dengan media tetap terjaga dan informasi terkait acara disampaikan dengan baik. Baca juga : Media Relations: Definisi dan Pentingnya Untuk Bisnis

Media Gathering untuk Wartawan

Sebagai wartawan, Anda perlu memastikan dua hal di bawah ini saat diundang ke acara media gathering.

1. Etika Peliputan Berita di Acara Media Gathering

Wartawan harus memastikan keberlangsungan hubungan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan media tanpa harus terbebani secara moral. Cukup dengan mematuhi standar profesionalisme atau kode etik. Memperoleh dan menyampaikan informasi dengan akurat dan objektif, sebagaimana yang disampaikan perusahaan di acara.

2. Tips untuk Mendapatkan Informasi dan Narasumber yang Baik

Mendapatkan informasi dan narasumber yang baik membutuhkan strategi yang efektif. Wartawan perlu melakukan riset mendalam, memanfaatkan sumber-sumber terpercaya, dan membangun jaringan yang luas. Memiliki pertanyaan yang relevan dan terbuka juga penting untuk menggali informasi yang berharga. Dari keseluruhan informasi yang kami sampaikan, betapa penting kegiatan media gathering ini. Membantu perusahaan maupun media membangun hubungan yang berkelanjutan, meningkatkan kesadaran merek, dan memperkuat reputasi baik. Untuk kebutuhan peliputan media atau membangun relasi media lebih lanjut, Anda dapat menghubungi konsultan PR dari Linkomunika. Senantiasa siap membantu Anda menemukan strategi komunikasi yang efektif dan membangun hubungan yang baik dengan media.