Praktis! Ini Cara Membuat Buku Kas Kecil di Excel

Mencari cara membuat buku kas kecil di Excel? Tepat sekali, karena mengelola keuangan bisnis tanpa buku kas kecil ibarat mengemudi mobil dengan mata tertutup. Dunia bisnis yang serba cepat mengharuskan kita untuk tertib dalam urusan pencatatan keuangan, terutama untuk transaksi operasional sehari-hari.

Kabar baiknya, Anda tidak perlu aplikasi khusus yang mahal untuk membuat buku kas kecil. Cukup dengan Microsoft Excel yang sudah umum digunakan, Anda bisa membuat buku kas kecil yang terorganisir dengan baik. Excel menawarkan fleksibilitas dan kemudahan yang sangat membantu dalam pencatatan keuangan.

Dalam artikel ini, Linkomunika akan membahas secara lengkap, mulai dari pengertian dasar hingga langkah-langkah praktis cara membuat buku kas kecil di Excel yang fungsional dan profesional.

Apa Itu Buku Kas Kecil dan Mengapa Penting?

Buku kas kecil merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk merekam transaksi dengan nilai nominal relatif kecil dalam operasional sehari-hari. Ini berbeda dengan buku kas utama yang biasanya mencatat transaksi dengan nilai yang lebih besar.

Pentingnya cara membuat buku kas kecil di Excel tidak bisa disepelekan. Meskipun nilai transaksinya kecil, jika diakumulasikan, angkanya bisa sangat signifikan.

Tanpa pencatatan yang baik, Anda mungkin akan kehilangan jejak uang yang keluar masuk dan akhirnya mengacaukan perhitungan keuangan secara keseluruhan.

Buku kas kecil juga penting untuk keperluan audit dan pajak, karena semua transaksi bisnis harus dapat dipertanggungjawabkan.

Di Indonesia, kebanyakan UMKM masih menggunakan cara manual atau buku tulis untuk mencatat kas kecil. Padahal, metode ini rawan kesalahan dan tidak efisien.

Dengan memanfaatkan cara membuat buku kas kecil di Excel, pencatatan menjadi lebih akurat, mudah dianalisis, dan yang penting, bisa mengurangi resiko kehilangan data.

Persiapan Sebelum Melakukan Cara Membuat Buku Kas Kecil di Excel

Sebelum mulai membuat buku kas kecil di Excel, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan. Pertama, pastikan Anda memiliki Microsoft Excel yang terinstal di komputermu. Versi Excel 2010 ke atas sudah cukup memadai untuk membuat buku kas kecil yang fungsional.

Kalau Anda belum punya, bisa juga menggunakan alternatif gratis seperti Google Sheets, LibreOffice Calc, atau WPS Office yang memiliki fitur mirip Excel.

Kedua, kumpulkan semua bukti transaksi yang akan dicatat, seperti nota, kuitansi, atau bon pembelian. Ini akan memudahkan Anda saat memasukkan data ke dalam buku kas kecil.

Buatlah sistem pengarsipan untuk bukti-bukti ini, misalnya dengan memberi nomor urut yang nantinya bisa Anda cantumkan di buku kas kecil sebagai referensi.

Persiapan terakhir, tentukan periode pencatatan dan kategori pengeluaran yang sesuai dengan bisnis Anda. Misalnya, untuk sebuah kafe, kategori pengeluarannya bisa meliputi bahan baku, perlengkapan, transportasi, dan lain-lain.

Dengan menyiapkan kategori ini, nantinya Anda bisa dengan mudah menganalisis kemana saja uang kas kecil digunakan.

Struktur Dasar Buku Kas Kecil yang Baik

Memahami struktur dasar buku kas kecil yang baik sangat penting sebelum Anda mulai membuatnya di Excel. Cara membuat buku kas kecil di Excel yang efektif biasanya memiliki beberapa komponen utama.

Pertama, harus ada bagian header yang berisi informasi tentang periode pencatatan, nama perusahaan, dan nama penanggung jawab kas kecil. Bagian ini penting untuk identifikasi dan akuntabilitas.

Kedua, struktur kolom-kolom utama yang harus ada meliputi:

• Tanggal transaksi
• Nomor bukti atau referensi
• Keterangan transaksi
• Jumlah uang masuk (debit)
• Jumlah uang keluar (kredit)
• Saldo berjalan

Selain itu, cara membuat buku kas kecil di Exel yang baik juga sebaiknya memiliki bagian untuk kategorisasi pengeluaran.

Ini akan membantu Anda menganalisis pola pengeluaran dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Misalnya, Anda bisa mengkategorikan pengeluaran sebagai biaya operasional, biaya administrasi, biaya transportasi, dan lain-lain.

Dalam akuntansi Indonesia, ada beberapa metode untuk mengelola dana kas kecil, yaitu metode imprest dan metode fluktuasi.

Metode imprest berarti dana kas kecil selalu tetap, dan akan diisi ulang setiap periode tertentu sampai jumlah awal.

Metode fluktuasi memungkinkan dana kas kecil berubah-ubah sesuai kebutuhan. Struktur buku kas kecil Anda harus disesuaikan dengan metode yang Anda pilih.

Penting juga untuk menyediakan bagian rekap atau summary di bagian akhir buku kas kecil. Bagian ini akan menampilkan total pemasukan, total pengeluaran, dan saldo akhir periode. Dengan adanya bagian ini, kamu bisa dengan cepat melihat kondisi kas kecil tanpa harus menghitung manual.

Langkah-Langkah Cara Membuat Buku Kas Kecil di Excel dari Awal

Sekarang kita masuk ke bagian praktisnya. Berikut adalah langkah-langkah cara membuat buku kas kecil di Excel dari awal:

1. Buka Microsoft Excel dan buat workbook baru dengan menekan CTRL + N.
2. Pada sheet pertama, klik kanan tab sheet di bagian bawah dan pilih “Rename”. Beri nama “Buku Kas Kecil” atau nama lain yang sesuai.
3. Mulailah dengan membuat header. Pada sel A1, ketik nama perusahaanmu. Gunakan sel A2 untuk menulis “BUKU KAS KECIL”. Pada sel A3, tulis periode pencatatan, misalnya “Periode: Januari 2025”.
4. Buat header untuk kolom-kolom utama. Mulai dari baris ke-5, buat header kolom seperti berikut:
   • Sel A5: No.
   • Sel B5: Tanggal
   • Sel C5: No. Bukti
   • Sel D5: Keterangan
   • Sel E5: Debit (Masuk)
   • Sel F5: Kredit (Keluar)
   • Sel G5: Saldo
5. Format header tersebut dengan menebalkan teks (CTRL + B), memberikan warna latar belakang (misalnya abu-abu muda), dan menambahkan border.
6. Untuk kolom tanggal (kolom B), atur format sel menjadi format tanggal dengan klik kanan pada kolom B, pilih “Format Cells”, lalu pilih “Date” dan format tanggal yang diinginkan.
7. Untuk kolom debit, kredit, dan saldo (kolom E, F, G), atur format sel menjadi format mata uang dengan klik kanan pada kolom-kolom tersebut, pilih “Format Cells”, lalu pilih “Currency” dan atur sesuai mata uang Rupiah.
8. Pada sel G6, masukkan saldo awal kas kecil. Ini adalah jumlah uang yang tersedia di awal periode.
9. Pada sel A6, mulai dengan angka 1 untuk penomoran transaksi pertama.
10. Baris-baris berikutnya akan digunakan untuk mencatat transaksi sehari-hari. Sekarang buku kas kecil dasarmu sudah siap untuk digunakan.
11. Setelah struktur dasar terbentuk, Anda bisa mulai memasukkan data transaksi. Pada sel B6, masukkan tanggal transaksi. Pada sel C6, masukkan nomor bukti transaksi. Pada sel D6, berikan keterangan yang jelas tentang transaksi tersebut. Pada sel E6 atau F6, masukkan jumlah uang yang masuk atau keluar.
12. Untuk sel G7 (saldo setelah transaksi pertama), masukkan formula: =G6+E7-F7. Formula ini akan menghitung saldo baru dengan menambahkan debit dan mengurangkan kredit dari saldo sebelumnya. Salin formula ini ke sel-sel di bawahnya dengan menarik titik kecil di pojok kanan bawah sel.

Membuat Kolom Tanggal dan Keterangan

Kolom tanggal dan keterangan mungkin terlihat sederhana, namun ada beberapa teknik yang bisa membuat kolom-kolom ini lebih fungsional dan informatif.

Untuk kolom tanggal, gunakan format tanggal yang konsisten. Di Excel, Anda bisa mengatur format tanggal dengan klik kanan pada kolom B, pilih “Format Cells”, lalu pilih “Date” dan format yang diinginkan. Format tanggal yang umum digunakan di Indonesia adalah “dd/mm/yyyy” (misalnya 15/01/2025). Konsistensi dalam format tanggal ini penting untuk memudahkan pengurutan dan filtering data nantinya.

Anda juga bisa menambahkan validasi data untuk memastikan hanya tanggal valid yang dimasukkan. Caranya, pilih kolom B (mulai dari B6 ke bawah), klik tab “Data” di ribbon, lalu pilih “Data Validation”.

Pada kotak dialog yang muncul, pilih “Date” sebagai Allow, dan tentukan rentang tanggal yang diperbolehkan, misalnya hanya tanggal dalam bulan berjalan.

Untuk kolom keterangan, usahakan untuk menulis deskripsi yang jelas dan informatif. Hindari keterangan yang terlalu singkat seperti “Beli barang” atau “Pengeluaran”. Sebaiknya tulis keterangan yang spesifik seperti “Pembelian alat tulis kantor” atau “Biaya transportasi meeting client A”.

Untuk memudahkan pengisian keterangan yang sering digunakan, Anda bisa membuat data validation dengan list. Caranya, buat daftar keterangan umum di sheet terpisah, lalu pada kolom D, buat validasi data dengan tipe “List” dan referensikan ke daftar keterangan tadi. Dengan begini, Anda bisa memilih keterangan dari dropdown menu tanpa perlu mengetik ulang.

Satu teknik lain yang sering digunakan adalah penambahan kode kategori di depan keterangan, misalnya “OPS-Pembelian alat tulis kantor” dimana “OPS” menunjukkan kategori Operasional. Teknik ini akan memudahkan Anda saat ingin memfilter atau mengelompokkan transaksi berdasarkan kategori.

Membuat Kolom Debit dan Kredit

Kolom debit dan kredit adalah jantung dari buku kas kecil. Debit mencatat uang masuk, sementara kredit mencatat uang keluar. Memformat kedua kolom ini dengan benar akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang aliran kas kecilmu.

Langkah pertama adalah mengatur format angka. Pilih kolom E dan F, klik kanan dan pilih “Format Cells”. Pilih kategori “Currency” atau “Accounting”. Untuk penggunaan di Indonesia, atur simbol mata uang menjadi “Rp” dan jangan lupa centang opsi untuk menampilkan angka negatif dengan warna merah. Ini akan membantu dalam identifikasi visual.

Jika Anda ingin lebih teliti, Anda bisa menambahkan validasi data untuk mencegah kesalahan input. Misalnya, pada kolom kredit (pengeluaran), Anda bisa memastikan bahwa nilai yang dimasukkan tidak melebihi saldo yang tersedia.

Caranya, pilih kolom F, klik tab “Data” di ribbon, lalu pilih “Data Validation”. Pada kotak dialog, pilih “Custom” sebagai Allow, dan masukkan formula seperti =F6<=G5 yang artinya pengeluaran tidak boleh melebihi saldo sebelumnya.

Untuk mempermudah cara membuat buku kas kecil di Excel, Anda juga bisa membuat aturan conditional formatting. Misalnya, beri warna hijau untuk sel di kolom debit yang terisi dan warna merah untuk sel di kolom kredit yang terisi. Ini akan memberikan petunjuk visual yang cepat tentang aliran kas.

Jika Anda sering mencatat transaksi yang sama berulang kali, Anda bisa menggunakan fitur Data Form di Excel. Aktifkan fitur ini melalui Quick Access Toolbar, lalu Anda bisa memasukkan data melalui form yang lebih user-friendly daripada mengetik langsung di sel.

Satu tips tambahan, jika bisnis Anda melibatkan pajak seperti PPN, Anda bisa menambahkan kolom khusus untuk mencatat nilai pajak. Ini akan sangat membantu saat rekonsiliasi pajak di akhir periode.

Membuat Kolom Saldo Berjalan

Kolom saldo berjalan adalah komponen krusial dalam buku kas kecil karena menunjukkan berapa banyak uang yang tersisa setelah setiap transaksi. Membuat kolom ini dengan benar akan memastikan cara membuat buku kas kecil di Excel lebih akurat dan up-to-date.

Untuk memulai, masukkan saldo awal di sel G6. Ini adalah jumlah uang yang tersedia di awal periode. Untuk sel G7 yang merupakan saldo setelah transaksi pertama, gunakan formula: =G6+E7-F7. Formula ini menghitung saldo baru dengan menambahkan uang masuk (debit) dan mengurangkan uang keluar (kredit) dari saldo sebelumnya.

Salin formula ini ke sel-sel di bawahnya dengan menarik titik kecil di pojok kanan bawah sel G7. Dengan cara ini, Excel akan secara otomatis menyesuaikan referensi sel untuk setiap baris, sehingga perhitungan saldo berjalan tetap akurat.

Untuk mendeteksi kesalahan perhitungan, Anda bisa menggunakan conditional formatting. Misalnya, beri warna merah pada sel saldo yang bernilai negatif, yang menunjukkan bahwa ada kesalahan input atau kas kecil mengalami defisit. Caranya, pilih kolom G, klik tab “Home” di ribbon, pilih “Conditional Formatting”, lalu “Highlight Cell Rules” dan “Less Than”. Masukkan nilai 0 dan pilih format “Red Text”.

Anda juga bisa menambahkan kolom tambahan untuk verifikasi. Misalnya, di kolom H, hitung total kumulatif debit dan di kolom I hitung total kumulatif kredit. Lalu di kolom J, gunakan formula =H-I untuk mendapatkan nilai yang seharusnya sama dengan saldo di kolom G. Jika ada perbedaan, berarti ada kesalahan dalam pencatatan.

Untuk memastikan akurasi lebih lanjut, lakukan rekonsiliasi berkala antara saldo yang tercatat di buku kas kecil dengan uang fisik yang ada. Catat hasil rekonsiliasi ini di bagian bawah buku kas kecil atau di sheet terpisah sebagai bukti pengawasan.

Baca juga : Cara Menghitung Keuntungan PPOB: Cocok untuk Pemula

Menambahkan Fitur Otomatisasi pada Buku Kas Kecil

Salah satu keunggulan cara membuat buku kas kecil di Excel adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi berbagai perhitungan dan analisis. Dengan menambahkan fitur otomatisasi, Anda bisa menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Fitur otomatisasi pertama yang bisa Anda tambahkan adalah penggunaan formula SUM untuk menghitung total pemasukan dan pengeluaran. Di bagian bawah buku kas kecil, buat bagian ringkasan yang berisi total debit, total kredit, dan saldo akhir.

Misalnya, di sel E100, masukkan formula =SUM(E6:E99) untuk menghitung total pemasukan. Di sel F100, masukkan formula =SUM(F6:F99) untuk menghitung total pengeluaran.

Untuk kategori pengeluaran, Anda bisa menggunakan formula SUMIF. Misalnya, jika Anda punya kolom kategori di kolom H, di bagian ringkasan kamu bisa menghitung total pengeluaran untuk kategori “Transportasi” dengan formula =SUMIF(H6:H99,”Transportasi”,F6:F99).

Fitur otomatisasi lain yang sangat membantu adalah dropdown menu untuk kategori. Caranya, buat daftar kategori di sheet terpisah, misalnya di sheet “Data” kolom A.

Lalu di kolom kategori pada buku kas kecil, buat validasi data dengan tipe “List” dan referensikan ke daftar kategori tadi. Dengan begini, Anda bisa memilih kategori dari dropdown menu tanpa perlu mengetik ulang.

Jika Anda sering berurusan dengan penggantian uang kas kecil (reimbursement), Anda bisa membuat sistem otomatis untuk menandai transaksi mana yang sudah dan belum diganti. Tambahkan kolom status penggantian, lalu gunakan conditional formatting untuk memberi warna berbeda berdasarkan statusnya.

Untuk cara membuat buku kas kecil di Excel yang lebih canggih, Anda bisa menggunakan formula VLOOKUP untuk mengambil data dari tabel referensi. Misalnya, Anda punya daftar kode pengeluaran di sheet terpisah, Anda bisa menggunakan VLOOKUP untuk secara otomatis mengisi kategori dan deskripsi berdasarkan kode yang dimasukkan.

Formula IF juga sangat berguna untuk otomatisasi. Misalnya, Anda bisa membuat formula yang secara otomatis memperingatkan jika saldo kas kecil sudah di bawah batas tertentu. Di sel terpisah, masukkan formula =IF(G100<1000000,”PERLU PENGISIAN ULANG KAS KECIL”,”OK”).

Satu tips terakhir, gunakan Excel Tables (diakses melalui tab “Insert” > “Table”) untuk mengorganisir data kas kecil. Dengan Excel Tables, Anda akan mendapatkan beberapa keuntungan seperti format yang konsisten, header yang tetap terlihat saat scrolling, dan kemudahan dalam membuat formula yang mereferensi ke seluruh kolom.

Cara Membuat Buku Kas Kecil di Excel dengan Lebih Ringkas

Setelah Anda mencatat transaksi secara rutin, langkah selanjutnya adalah membuat laporan ringkasan yang membantu Anda memahami pola pengeluaran dan pemasukan kas kecil. Excel menyediakan berbagai alat untuk membuat laporan ringkasan yang informatif.

Untuk membuat ringkasan bulanan sederhana, tambahkan bagian di bawah buku kas kecil yang menampilkan total pemasukan, total pengeluaran, dan saldo akhir untuk bulan berjalan. Gunakan formula SUM dengan kriteria tanggal, misalnya =SUMIFS(E6:E99,B6:B99,”>=”&DATE(2025,1,1),B6:B99,”<=”&DATE(2025,1,31)) untuk menghitung total pemasukan pada Januari 2025.

Alat yang lebih powerful untuk analisis data adalah PivotTable. Untuk membuat PivotTable, pilih semua data buku kas kecil termasuk header, klik tab “Insert” di ribbon, lalu pilih “PivotTable”. Dalam layout PivotTable, taruh field “Tanggal” di bagian Rows, field “Kategori” (jika ada) di bagian Columns, dan field “Kredit” di bagian Values. Dengan PivotTable, Anda bisa dengan cepat melihat berapa banyak pengeluaran untuk setiap kategori dalam periode tertentu.

Untuk visualisasi data, Anda bisa membuat grafik berdasarkan PivotTable atau data ringkasan. Misalnya, buat pie chart untuk menunjukkan proporsi pengeluaran menurut kategori. Caranya, pilih data kategori dan jumlah pengeluarannya, klik tab “Insert” di ribbon, lalu pilih tipe grafik yang diinginkan. Grafik batang juga bisa digunakan untuk membandingkan pengeluaran dari bulan ke bulan.

Jika Anda perlu membuat laporan yang lebih kompleks, kamu bisa menggunakan formula seperti AVERAGEIF untuk menghitung rata-rata pengeluaran per kategori, atau COUNTIF untuk menghitung frekuensi transaksi tertentu. Formula MAXIFS dan MINIFS berguna untuk menemukan nilai transaksi tertinggi dan terendah dalam periode tertentu.

Untuk laporan yang perlu dikirim ke pihak lain, Anda bisa menggunakan fitur “Camera” di Excel untuk membuat snapshot dari data ringkasan dan grafik, lalu menyusunnya dalam satu tampilan yang rapi. Fitur ini tidak terlalu dikenal, namun sangat berguna. Untuk mengaktifkannya, tambahkan ikon Camera ke Quick Access Toolbar melalui Excel Options.

Jangan lupa untuk menyertakan informasi tentang siapa yang membuat laporan, tanggal pembuatan, dan periode yang dicakup. Ini penting untuk akuntabilitas dan referensi di masa depan. Tambahkan juga bagian untuk tanda tangan pihak yang mengotorisasi laporan jika diperlukan.

Jangan hanya rapi di belakang layar! Setelah menerapkan cara membuat buku kas kecil di Excel yang baik, hubungi Linkomunika untuk membantu bisnis Anda bersinar di mata publik! Linkomunika sebagai public relations yang sudah berpengalaman menawarkan jasa Strategic Communications/Konsultan Strategic Communication untuk membuat bisnis Anda makin berkembang. Bersama Linkomunika, Anda bisa mewujudkan visi brand hingga menjadi kenyataan.

Hubungi Linkomunika sekarang!

(*)